E-pošta
- Osnutki odgovorov iz alinej: »Vljudno odgovori, zavrni datum, ponudi torek ali četrtek«
- Krajšanje in jasnost: »Pol krajše, prošnja naj bo v prvem stavku«
- Menjava tona: »bolj prijazno« ali »bolj uradno, za javni zavod«
- Prevod s kontekstom: povejte, kdo je bralec in kateri izrazi ostanejo nespremenjeni
Dokumenti
Povzetek zahtevajte z namenom: »Povzemi to pogodbo za vodjo: obveznosti, roki, kazni in vse, kar je nenavadno.« Pri primerjavah vprašajte, kaj se je spremenilo med različicama. Pri dolgih poročilih prosite za vprašanja, ki bi jih postavil kritičen bralec.
Sestanki
Prepis in prompt dasta zapisnik v nekaj minutah: odločitve, naloge z nosilci in roki, odprta vprašanja. Udeležencem vedno povejte, da snemate, ter preverite imena in številke — prepoznava govora jih najpogosteje zgreši.
Zaupno gradivo ostane lokalno
Pogodbe, kadrovske mape in posnetki notranjih sestankov so pogosto zaupni. Uporabite orodje, ki ga je odobrilo podjetje — ali orodja, ki tečejo v brskalniku, kot sta lokalni prepis ali vprašanja o PDF-ju, kjer se nič ne naloži.
Avtor ostanete vi
Vse preberite, preden pošljete. E-pošta z napačnim datumom ali izmišljeno obljubo je še vedno vaša e-pošta. Hitro pravilo: več ljudi bo bralo, natančneje preverite.